Intitulé du poste:

Chauffeur avec des fonctions de chargé des questions logistiques pour le projet/assistant programmes.

Nature du poste

Programme

Organisation

CARE Burundi

Lieu d'affectation

Ngozi avec des déplacements réguliers sur Kayanza et Bujumbura.

Budget

Pas de budget à gérer sauf les avances pour les activités ponctuelles

Superviseur

Chargé des opérations SDSR/PF

 Postes supervisés

-

Partenaires externes

- Membres du consortium

- Différents services OBR, PAFE, OTRACO, LES GARAGES, LES HÔTELS ...;

-Les centres jeunes, les CDSAJ, les participants au projet lors du

paiement LUMICASH

IDENTITE DE L'AGENT

Nom-prénom

A recruter

Catégorie, grade, et

échelon

A préciser

PRESENTATION DU SERVICE (à remplir par le chef de service)

Mission principale du service

Le Chauffeur avec des fonctions de chargé des questions logistiques pour le projet Résilience.2/assistant programmes facilite l'organisation de la logistique

des événements stratégiques du projet et de la mission, le paiement avec Lumicash, la numérisation des opérations du programme et de CARE, l'appui

des participants au projet sur terrain ainsi que l'archivage des biens et matériels

du projet.

Composition du service (effectif)

Sans supervision (cfr organigramme de CARE)

Positionnement de l'agent dans l'organigramme du service

Agent d'exécution (Cfr organigramme de CARE)

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

Mission principale, raison

d'être ou finalité du poste

-Faciliter dans l'organisation des événements stratégiques du projet et

de la mission selon les procédures internes de CARE International: 30

%

- Faciliter le paiement électronique, et la digitalisation des opérations du

programme et de CARE: 25%

- Fournir un support à l'appui au programme (réception, gestion de la

caisse, recherche des visas, agrément, TVA, dédouanement, transfert,

gestion des équipements, rapport carburant, gestion fiche de stock,

gestion stock de sécurité, achats.......): 25%

- Utiliser le véhicule lui assigne à bon escient et en respect aux

procédures: 15%

- Exécuter toute autre tâche de sa compétence qui peut être demandée

par le chef hiérarchique

Responsabilités clés/objectifs et activités du poste

Objectif 1: Faciliter dans l'organisation des événements stratégiques du

programme et de la mission selon les procédures internes de CARE International: 30%.

Activités: - Collecter toutes les informations nécessaires afin d'élaborer un plan

des achats relatifs aux évènements clés identifiés.

- Fournir les outils et matériels nécessaires à l'évènement à temps et sur

le lieu de l'évènement, et préparer les réunions zoom en cas de

télétravail.

- Organiser tous les services relatifs à l'évènement dans les délais

appropriés: accueil, restauration, hébergement, perdiems et transport

des participants en assurant que les différentes demandes (D

avances) ainsi que les justificatifs soient effectuées dans

respect des procédures.

- Prendre des photos et les partager au responsable du projet pour 14

publications éventuelles.

-Proposer des améliorations et les nouveautés à inclure dans

l'organisation d'évènement en fonction des leçons apprises.

Objectif 2: Faciliter le paiement électronique, et la digitalisation des

opérations du programme et de CARE: 25%.

Activités:

-Mettre en œuvre les aménagements nécessaires des espaces.

disponibles suivant le type d'évènement planifié et les participants, y compris les installations audio-visuelles écran, projection, ....

-Faire le suivi de la fonctionnalité des équipements utilisés lors des réunions: projetions, écrans, accès internet et autres matériel audio- visuel.

- Organiser le paiement des perdiems, transfert de cash, frais de

transport des événements et activités organisés avec CARE en utilisant

le système Lumicash ou tout autre système de paiement dans le strict respect des politiques de CARE.

-Préparer les invitations et autres matériaux de communication nécessaire pour la mise en œuvre des activités.

- Faciliter dans la constitution/mise à jour des bases de données des participants des organisations participantes aux programmes ou toute autre initiative de digitalisation des opérations du programme et de CARE

Objectif 3: Fournir un support à l'appui au programme (réception, gestion de

la caisse, procédures des achats, recherche des visas, agrément, TVA,

dédouanement, transfert, gestion des équipements, rapport carburant,

gestion fiche de stock, gestion stock de sécurité, ......): 25%

-Faciliter une demande et prise carburant de son véhicule/groupe

  électrogène, indiquer le nouveau           kilométrage, rapportage et           

préparation de la requête de paiement.

-Préparer les demandes de remboursements TVA dans les délais, les

transmettre à l'OBR et suivre les remboursements auprès de l'OBR.

-Suivre auprès des services administratifs, les dossiers de demande et

renouvellement de visas, agréement des expatriés, demande des

exonérations, dédouanement, déclaration IPR, documents des

véhicules, transferts et tout autre document administratif.

-Réservation des hôtels, collecter les ordres de mission, factures et

préparer les demandes de paiement.

-Servir de back up dans l'appui au programme, notamment pour le

chargé des achats et IT.

-Planifier avec le superviseur du transport et déplacement du personnel, des visiteurs, du courrier, des biens de CARE, des croisements et des partenaires de CARE en cas de besoin.

-Fournir/Faciliter la sécurité du véhicule, de son équipage

Objectif 4: Gérer le véhicule lui assigné à bon escient et en respect des

Procédures: 15%.

-Effectuer quotidiennement la vérification de niveau de l'huile, ear

refroidissement, carburant, pneus, liquide de freins, bon état de marche du véhicule;

Faciliter la validité des papiers administratifs de la voiture et produire

des rapports réguliers sur la maintenance, utilisation et consommation

carburant du véhicule.

-Faciliter la validité des papiers administratifs de la voiture et produire

des rapports réguliers sur la maintenance, utilisation et consommation

carburant du véhicule.

-Identifier et signaler au responsable logistique pour CARE toute anomalie survenue au véhicule/voiture pendant ou après les missions

si les réparations nécessitent le savoir-faire et les outillages adéquats;

-Effectuer les entretiens périodiques et rapporter systématiquement les pièces détériorées à remplacer au bureau pour vérification;

- Enregistrer dans le carnet de bord les détails des déplacements: date, durée et itinéraire, le kilométrage effectué et signature après

utilisation.

- Veiller au respect des règles du code de la route et des procédures CARE liées à l'utilisation des véhicules (ceinture de sécurité pour tous

les passagers à bord, principe de conduite).

- Effectuer la tenue des fiches de stock pour les biens et autre matériel de CARE et s'assurer du bon fonctionnement des équipements sur

place: photocopieuse... et signaler les pannes pour réparation.

Objectif 5: Exécuter toute autre tâche de sa compétence qui peut être

demandée par le chef hiérarchique. 5%

Environnement et

condition de travail:

Intérêts, contraintes,

difficultés du poste

-Les risques liés aux orientations politiques,

-La topographie du terrain accidentée,

-Les intempéries,

-Terrain glissant et accidents de roulage,

-Les pistes et ponceaux parfois impraticables,

-Insécurité

-Exposition à des maladies -contagieuses/épidémiologiques

-Risque d'hacking et erreurs de manipulation des -réseaux sociaux.

COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE (A remplir par les titulaires et ou le chef de service)

A : Profil du poste

A: Aptitudes

    - Le titulaire doit savoir lire et écrire, être capable de communiquer

efficacement en kirundi et en français. Il doit savoir manipuler les

logiciels Windows et Excel, les outils de télétravail et d'archivage

électronique de documents.

B: Compétences

      -.Transformation, Egalité, Respect, intégrité, engagement, diversité,

prendre des décisions opérationnelles, communiquer pour avoir un

impact, confidentialité et discrétion, bonne communication, résistance

au stress, excellent sens d'organisation.

 D: Contact/Relations Clés

    - Maintenir des relations de communication régulière son superviseur et

les autres collègues;

Collaborer avec le personnel des projets/programme et des unités

d'appui au programme ainsi que les partenaires.

E: Autonomie du Poste

      -Procéder aux petites réparations.

     -Faire réparer le véhicule quand il se trouve dans un lieu éloigné du

bureau ;

      -Assurer une bonne communication à l'interne qu'à l'externe de CARE,

assister tout le staff de CARE.

Qualification requise

Diplôme de niveau A1 gestion ou équivalent.

Expérience professionnelle

Avoir au moins 5 ans comme chauffeur dans une organisation et avoir des connaissances dans le domaine d'assistance en administration.